infinite grapes

Backlog na diéte

Ivan Krištof -

Ako krotiť digitálne monštrá, a odkiaľ na nás číhajú? Malý príbeh o tom, že informácie by nám mali slúžiť, nie nás požierať.

Digitálny minimalizmus, JOMO>FOMO

Už to bude rok čo som sa rozhodol radikálne zredukoval počet kanálov, ktoré odoberám do čítačky (RSS). Snaha o to, aby som netrávil čas zbytočne nepodstatnými informáciami ("novinky"), a nepozeral sa nemohúco na rastúci počet neprečítaných príspevkov v jednotlivých zdrojoch. Nikdy som nemal facebook, a na instagram som už rok nič nepridal. O sociálnych sieťach však inokedy.

Cieľ mať informačnú hygienu som si zaumienil dosiahnuť v došlej pošte. Inbox zero. V duchu JOMO som odhlásil kopec newslettrov, stále som však nemôžem vo svojom súkromnom inboxe vyhlásiť viťazstvo. Bojujem ďalej. 👊

Derek Sivers mi pripomenul, že na to, aby som dosiahol iný (lepší) výsledok, tak je vhodné hľadať, uvážiť, radikálnejšie cesty.

Erase your phone and computer. Re-install the operating system from scratch. Don’t restore from the backup — not even your contacts. Only add back people who contact you. Don’t install any apps unless you can’t do without them.

Zdroj: https://sivers.org/trd

Nechystám sa práve reinštalovať počítač vyššie uvedeným spôsobom, ale je pravdepodobné, že keď to inak nepôjde zvážim vyhlásie osobného bankrotu vo svojom súkromnom emaile. 😮

Preplnený backlog

Aby to nevypadalo, ako krik skrachovanca v osobnej produktivite s minimalistickými ambíciami, ktoré sa neporadilo úspešne aplikovať, chcem apelovať aj na naše pracovné/projektové povinnosti. Môj súkromný mailbox núkol položiť si túto otázku aj v profesionálnej rovine. Nie je backlog (našich softvérových projektov) z väčšej časti kopa hnoja, cez ktorú sa musíme opakovane prehrabávať?

Ak backlogov máme niekoľko, a keď začnú prekypovať počtom úloh (nápadov, ideí) nad určitú hranicu, stávajú sa skôr príťažou ako pomocníkom. Môžeme si pomôcť Parretovým pravidlom, že 20% úloh má 80% vážnosť, a tak zvyšok úloh (80%) bude len ligotavou okrasou, ku ktorej sa aj tak nikdy nedopracujeme, lebo s postupom času backlog úspešného produktu/projektu sa bude aj tak stále napĺňať.

Rovnaká dynamika platí aj pri štarte nových projektov, ktoré sú krokom do neznáma. Obrovský zoznam všemožných indikovaných úloh, ktoré by bolo dobré vykonať, pôsobí paralizujúco. Malý zoznam klúčových vecí, na ktoré sa je nevyhnutné sústrediť a na nich aj robiť, má väčšiu šancu na úspech. Ak je niečo tak kritické a vitálne pre ďalšie napredovanie, tak nám to nezíde zo zreteľa.

Index vidlovania

Neefektívne opakované prehrabávanie sa močarinou backlogu som sformalizoval do indexu vidlovania - koeficient času, ktorý spolu ako tím, alebo ako jedinec, trávim na tom, že prechádzam úlohami, alebo hľadám správnu úlohu, na ktorej budem/mám pracovať.

Index vidlovania = ( 1 / (Počet úloh / Prietok x počet ľudí) ) / 100

Príklad: ak backlog tvorí 5 násobok prietoku (tím dvoch ľudí, jeden je schopný spracovať v priemere 3 úlohy za týždeň, a backlog je 3 úlohy x2 ľudia x 5 násobok = 30), tak prichádza do práce neefektívnosť.

Jason Fried si neberie servítku pred ústa a tvrdí, že oni backlog nepotrebujú. Dôležité úlohy si nájdu cestu k tomu, aby boli realizované. Nebudem tvrdiť, že všetci sme v rovnakej situácii ako Jason, avšak skúsme sa opýtať, či sa nenachádzame v situácii, že backlog preplnený úlohami (nápadmi, ideami), ktoré by bolo dobré implementovať, má zmysel udržiavať ako je. Pohľad na takýto backlog vo veľkosti monštra môže skôr vyvolať pocit skľúčenosti, ako rozvahy.

Skrotenie monštra

Tu pár tipov ako dostať backlog pod kontrolu:

  • nestrašiť väčšinu tímu obrovským backlogom
  • ľahký prístup k mojim úloham (nájdem ich vždy na jednom mieste)
  • využívať kanban board s regulovaným prítokom a prietokom
  • kriticky vyhodnotiť úlohy, ktoré hnijú v backlogu nad stanovený čas (mesiac, štvrťrok, ... ) a zbaviť sa ich (archivácia, freeze, vymazanie)
  • do backlogu dávať len kvalitu - žiadne jednovetné zadania, ale zadania, ktoré sám autor sformalizoval a dal im hlavu a pätu
  • pravidlo scrollovania - ak pri pohlade na kanban board so zoznamom úloh na veľkom displai musím rollovať, tak mám pravdepodobne problém
  • v osobnom plánovaní používať analógový pristup - metóda bullet journal - fyzický nosič (zošit) je super v tom, že nemá neobmedzenú kapacitu ako digitálny