5 ideálov - vylepšovanie (procesu) práce (3/5)

Z blogchainu: 5 ideálov, ako ich pomenoval a definoval Gene Kim v knihe The Unicorn Project.

Lean sa zameriava na to, aby sa veci riešili tak neskoro ako to je možné, tok hodnoty nebol prerušovaný, a eliminovali sa všetky kroky navyše - odstraňovalo plýtvanie. Mne aplikácia lean princípov aj do procesu tvorby hodnoty za pomoci softvérových riešení dáva zmysel.  Nemožno ju však okopírovať 1:1.

Daily work is less important as daily work improvement.

Opäť sa odkážem na lean výrobu (aj keď teda tvorba softvéru nie je fabrika), a pripomeniem, že bežná denná práca je menej dôležitá, ako investícia do vylepšovania mojej dennej práce.

Andon

V rámci systému kvality Andon má každý operátor na linke možnosť “zastaviť výrobu”, a jeho supervisor má práve čas taktu (často menej ako 1 minúta), na to, aby problém vyriešil, inak sa zastaví celá výrobná linka.
To len malá pripomienka toho, že je dôležité sa venovať “maličkostiam”, ktoré ovplyvňujú moju každodennú prácu. A všetko, čo znehodnocuje tok hodnoty (vykazuje známky plýtvania) sa snažiť odstraňovať.

V knihe Making Work Visible Dominica DeGrandis identifikovala 5 neduhov, ktoré ovplyvňujú nielen našu (pracovnú) efektivitu, ale aj emočnú alebo psychologickú bezpečnosť:
a) veľa rozpracovaných veci - Work in progress (WIP)
b) neznáme závislosti - Unknown dependencies
c) protichodné priority - Conflicting priorities
d) zanedbávana práca - Neglected work
e) neplánovana práca - Unplanned work

Nech si akokoľvek budeš myslieť, že dokážeš pri svojej práci efektívne multitaskovať, musím ťa vyviesť z omylu. Prehnaným prepínaním kontextu strácaš pozornosť, ktorú musíš znova nadobudnúť, oberáš sa o možnosť vstúpiť do stavu pohltenia (flow), a z dlhodobého pohľadu si koleduješ o vyhorenie.

To, že funguješ ako Yes-man, ktorý na každú požiadavku povie áno, čo mu vygeneruje zásobu úloh na najbližších pár rokov, nie je nikoho iného problém, len tvoj vlastný. Treba sa naučiť hovoriť nie.

Každá závislosť Ťa chceš, či nechceš, limituje. Tá, o ktorej najprv nevieš, a dozvieš sa o nej neskoro, je tým najlepším nepriateľom tvojho plánovaného postupu pri riešení úlohy. Tu si samozrejme nedávam na nos ružové okuliare ako bežný waterfallový projekták, ktorý ťahá gantt charty, ako keby všetku prácu bolo možné naplánovať (imagined tasks), a žiadnu sme počas projektu neobjavili (discovered tasks). Áno, áno, ten skúsenejší, si tam dá vatu. Ale, že tou umelou vatou je pôvodný plán z 3 mesiacov umelo nafúknutý na 6, má tiež svoje potencionálne náklady (cost of delay). Ach, odbáčam.

Každopádne, keď sa do koktailu veľa rozpracovaných veci s nejasnými závislosťami pridajú protichodné priority, človek má chuť sa na to všetko vybodnúť a ísť sa pozrieť na profesiu. Klincom do rakvy je (v prípade vývojarov) už len neustále hasenie požiarov (neplánovaná práca) prevažne spôsobené nedostatočným adresovaním technologického dlhu (zanedbávaná práca).

Čo je však riešením vyššie uvedených problémov? Ako prezrádza titul samotnej knihy. Urobiť prácu viac viditeľnou. Ale ako?

Kanban

Jedným z konkrétnych nástrojov je kanban tabuľa, v rámci ktorej sú aplikované limity pre WIP a má minimalistické horizontálne a vertikálne členenie. Neexistuje univerzálne odporúčanie ako urobiť/nastaviť kanban tabuľu na prvú dobrú. Proste treba začať, a postupným upravovaním (vylepšovanim) ju vylaďovať. Tabuľa môže reflektovať prácu mňa ako jednotlivca, kde pravdepodobne použijem pre horizontálne členenie iné kategórie, ako na súhrnnej tabuli sumarizujúcej úlohy celého tímu.

Kanban tabuľa nemá nekončený rozmer (najmä fyzická, digitálna už sa dá viac zbastardiť). Ak toho dáš na kanban tabuľu veľa - či už štruktúrou alebo obsahom, začne tam byť neporiadok, čo je mimochodom dobrý vizuálny signál, že je treba upratať (odobrať niečo).

Nebudem si klamať, že napriek nastaveným limitom, a riadeniu prietoku toho, čo sa na tabuľu dostane, sa nikdy nestane výnimka, nepríde HiPPO (highest paid person in the office), ktorý bude chcieť riešiť svoj problém bezodkladne. Na to zvyknem vždy do tabuľe rovno dávať priority line.

Snáď nemusím páliť čas na popísaní základných príncípov fungovania kanban boardu, je toho plný internet. Ale, ak máš akekoľvek otázky, kľudne ma kontaktuj.

The Way We’ve Always Done It

Len toľko som chcel dnes. Nedržme sa hesla: však takto to tu robíme odjakživa.